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    行业案例

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    代理工作流在北京市科委游戏办公系统中的应用

    代理工作流在北京市科委游戏办公系统中的应用

    应用背景

       北京市科委作为主管全市科技工作的重要机关,办公明升非常繁重,科委已有办公系统网址几年来提高了工作效率,实现了信息共享和部分明升流程电子化,产生了一定应用效果;同时在系统使用过程中明升处室提出了一些待升级完善的明升需求,系统平台网址过程中发现了一些待提升的功能,系统用户范围需要扩展。为了更好地服务好科委领导和处室工作人员,需要对办公系统进行升级改造。

    办公自动化系统目前存在的问题如下:

    1、现有办公自动系统建设已有5年,在这5年中由于科委日常办公信息化程度的逐步深入,大量手工工作向电子信息化转变,各类服务于领导和处室的决策分析数据调用与统计,都增加了系统的网址量和处理量,系统网址速度较慢,不能满足日常工作需要。

    2、系统结构较差,难以满足各处室、直属单位发布部门信息的个性化需求。系统没有设置各处室、直属单位的门户界面,无法实现个性化信息发布。

    3、系统功能大多数都是信息发布类功能,缺乏服务委领导和各处室领导的明升功能,除公文外其他明升流程没有实现电子化;会议室预订、出差审批、游戏信息公开审批、用车审批、公议通知、办公用品申领等明升流程需要电子化。

    4、目前系统明升流程技术实现只能满足简单的明升流程(不能实现子流程、流转条件设置等),流程无法直观查询和展现,办公室人员和相关领导不能对流程进行基于界面化的全局查看、跟踪和监控。

    基于以上因素,北京市科委于2012年基于代理工作流系统重新建设了北京科委游戏办公系统。

     
    应用情况概述

       北京市科委办公自动化系统升级改造内容主要包括信息门户建设、公文管理、信息共享、交流沟通、日常办公、信息发布、个人办公、系统管理等功能升级改造。

    1.  信息门户

     

    为科委各处室、直属单位提供个性化的信息门户管理功能。

    2.  公文管理

     

    公文管理功能是北京市科委办公自动化系统的核心功能。北京市科委办公自动化系统的公文

     

    流转以工作流和内容管理技术作为底层支持,实现可配置的公文流转流程。

     

    3.  信息共享

     

    信息共享主要包括通知公告、科委新闻、领导讲话、规章制度、当日要闻、负责人当值

     

    表、工作简报、政策法规等功能模块。支持附件上载、图片、文字、表格、图表、链接等展

     

    现形式,方便用户直观浏览。

     

    4.  交流沟通

     

    沟通交流是用户内部沟通与交流的工具,具体包括通讯录、电子论坛、消息管理、即时

     

    通讯、在线交流、网上调查、意见箱、各类文件宣传园地等功能模块。

     

    5.  日常办公

     

    日常办公是办公系统的重要组成部份。其功能模块主要有车辆管理、会议室管理、办公

     

     

    用品管理、出差审批管理、日程安排和考勤管理等。

     

    系统价值

        本次建设的科委办公自动化系统项目,充分满足了科委信息化建设的需要,更好的协助用户进行信息化管理,提升执行管理能力,为工作人员在办公管理的过程中提供沟通、协调、控制的辅助手段,实现了管理明升化、明升明升化和信息明升化。同时使用户的办公效率能够得到大幅度提升;内部工作人员之间相互交流更加灵活、方便;提升了领导对各项工作的监督和控制能力。系统主要的提升价值如下:  

    1、 服务领导的门户

    (1) 领导能够方便查询委内各处室(直属单位)的工作动态;
    (2) 方便领导审批、批示  待批、待阅等明升信息处理;
    (3) 待批、待阅事项发送到移动设备;
    (4) 通知、通告、值班、出差、Mis系统网址状态等信息综合展现。

    2、个性化的处室(直属单位)门户

    (1) 各处室(直属单位)能够方便发布、查询部门的工作动态;
    (2) 各处室(直属单位)能够完成部门内部的明升审批事务处理;
    (3) 各处室(直属单位)能够查阅权限范围内的明升数据和重要文件;
    (4) 个性化门户工作平台。

    3、深化明升流程建设
    实现会议室预订流程、出差审批流程、游戏信息公开审批流程、用车审批流程、会议通知流程、办公用品申领等日常明升流程的电子化。

    4、文档一体化
    公文办理流程与档案管理系统融合,实现公文从起草、核稿、分发、批办、归档的电子化流程衔接,避免手工归档带来的重复劳动,便于机关工作人员查询文件。 

    5、公文管理
    实现了文件在办公自动化系统中的流转,实现每步操作可追溯、痕迹可保留、流程可定义、平台可定制、结果可查询。
    实现了与档案系统的接口,将流转完毕的功能在档案管理系统中进行归档。

    6、升级流程技术平台
    实现了所有明升流程电子化,支持图形化流程设置,管理员无需编程即可定制出适合本单位的办公明升流程。主要有流程制定、流程流转办理、流程跟踪、流程监控、流程管理等功能。

    7、信息门户技术
    实现了科委各处室、直属单位的信息门户,方便领导和相关工作人员访问科委各处室、直属单位的信息门户。

    8、提高系统网址速度
    通过办公自动化系统升级改造,优化系统结构,完善系统功能,提高了系统访问和网址速度。
     

    用户感言   

       代理工作流系统很好地解决了科委以前办公系统遗留的扩展性和速度慢问题, 流程能力很好, 可以满足北京市科委明升流程的各种情况, 交付速度很快,合同签署后三个月就上线网址了,网址三年来一直比较稳定,网址速度也很快!

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